معاونت شهرسازی و معماری شهرداری قزوین

به گزارش روابط عمومی معاونت شهرسازی و معماری شهرداری قزوین؛ این سامانه جهت مدیریت الکترونیکی آرشیو اسناد این معاونت راه‌اندازی شده است که تحولی نوین در مدیریت بایگانی می‌باشد.

در این گزارش آمده است؛ افزایش کارایی، بهبود سطح دسترسی به اسناد، افزایش امنیت، صرفه جویی در هزینه‌ها، افزایش بهره‌وری و بهبود خدمات به ارباب رجوع از مزایای راه‌اندازی این سامانه است و از آنجایی که جستجو در میان بسیاری از اسناد کاغذی شامل نامه‌های تایپ شده، عکس‌ها، مدارک و دست‌نوشته‌های انباشته شده کاری بسیار مشکل و وقت‌گیر است، ایجاد سیستم آرشیو الکترونیکی اسناد، به کاربر خود این امکان را می‌دهد تا اسناد را به صورت کاملا الکترونیکی ذخیره نماید، با ترکیبی از عکسی که از نسخه فیزیکی سند مورد نظر توسط اسکن (scan ) به سیستم وارد می‌شود و اضافه نمودن اطلاعات شاخص بر روی هر سند، که در نهایت می توان یک سند را در میان انبوهی از اسناد دیگر با سرویس جستجو پیدا کرد.

بر اساس این گزارش؛ تمامی اطلاعات به صورت یکپارچه در این سامانه ساماندهی می‌شود و اکنون در حال بهره برداری است.

بر اساس این گزارش؛ این سامانه تضمین می‌کند که سوابق و مدارک به طور کامل حفظ شده و در هر زمان می‌توان به آنها دسترسی داشت و همچنین در این سامانه اطلاعات و مدارک براساس ساختارهای درختی متفاوت طبقه بندی  و نوع اسناد و ماهیت آنها را مشخص می‌شود.

 

انتهای پیام/